قرار داد اصلی طبق طرح پیشنهادی (پروپوزال) توافق شده و بین معاونت پژوهشی یا ریاست دانشگاه با کارفرما تنظیم و منعقد می‌شود. دو حالت برای تنظیم قرارداد اصلی وجود دارد:
- قرارداد اصلی طبق الگوی پیشنهادی کارفرما توسط خود کارفرما تنظیم و تکمیل شده و پیش نویس آن برای بررسی و تایید به معاونت پژوهشی دانشگاه ارسال می‌شود.
- در صورت نبود الگوی خاصی توسط کارفرما برای تنظیم قرارداد، الگوی ارائه شده توسط کارشناسان اداره ارتباط با صنعت دانشگاه، جهت تنظیم و تکمیل پیش نویس قرارداد اصلی در اختیار کارفرما قرار می‌گیرد.
بعد از ارسال پیش نویس قرارداد به دانشگاه، معاونت پژوهشی قرارداد را برای بررسی و تایید به اداره ارتباط با صنعت ارسال می کند. کارشناسان این اداره قرارداد از لحاظ انطباق با شرایط و ملاحظات قانونی قرادادهای پژوهشی و تحقیقاتی بررسی کرده و در صورت تایید، و پس از اخذ امضای مجری بر روی تمام صفحات آن، جهت تایید مدیر اداره ارتباط با صنعت و سپس امضای معاونت پژوهشی در اختیار ایشان قرار می‌گیرد. در ادامه جهت بررسی نهایی به امور حقوقی و معاونت اداری مالی ارجاع داده شده و بعد از تایید این دو قسمت به تعداد مورد نیاز تکثیر و به امضاء ریاست دانشگاه خواهدرسید.
توجه۱: برخی شرایط و ملاحظات قانونی قراردادهای پژوهشی و تحقیقاتی که بایستی توسط مجری، کارفرما و کارشناسان اداره ارتباط با صنعت هنگام تنظیم، بررسی و تایید قرارداد بایستی مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:
- تمامی صفحات قرارداد باید توسط مجری یا مدیر پروژه تایید شده باشد.
- توجه کافی به تعهدات فنی (و شرح خدمات)، موارد تحویلی، زمان و هزینه موجود در قرارداد انجام شود.
- شماره حساب دانشگاه شهرکرد نزد بانک مرکزی 4001071903018416
- شماره شبا دانشگاه نزد بانک مرکزی IR640100004001071903018416
تذکر مهم: برای برخی قراردادها در صورت نیاز شناسه پرداخت منحصر به فرد باید از امور مالی دانشگاه دریافت شود و همیشه همراه شماره حساب شناسه پرداخت به کارفرما اعلام شود.
- شماره اقتصادی دانشگاه 411416743918 و شناسه ملی دانشگاه به شماره 14003009538 می باشد.
- مطابق ماده ۳۸ قانون تامین اجتماعی، کلیه قراردادها بایستی مفاصا حساب بیمه دریافت کنند. لذا در انتهای هر قرارداد، کارفرمای مربوطه نامه ای را جهت محاسبه ضریب بیمه بهسازمان تامین اجتماعی ارسال می کند. در صورتیکه قرارداد شرایط پژوهش و فناوری را داشته باشد، بدون اعمال ضریب و در غیر اینصورت مطابق بخشنامه ۱۴ تامین احتماعی اعمال ضریب می گردد.
- مالکیت معنوی پروژه ها مربوط به کارفرما است. لذا سعی شود مالکیت معنوی تحقیقات و پژوهش برای دانشگاه و مجری و چگونگی بهره برداری از آن درمتن قرارداد لحاظ شود.
- در صورت نیاز موضوع پیش پرداخت درنظر گرفته شود.
توجه۲: هر گونه اشکال در بندهای قرارداد (بویژه در مورد کسورات بیمه، مالیات، جریمه تاخیر و …) بایستی با مذاکره و یا مکاتبه بین نمایندگان کارفرما، معاونت پژوهشی و مجری مورد توافق و تایید قرار گیرد.
توجه۳: هر قرارداد دارای تضمین هایی است که این تضمین ها بنا به درخواست کارفرما و ارائه مستندات قانونی قرارداد یا توافقات صورت گرفته بایستی توسط مجری تهیه شده و در اختیار کارفرما قرار گیرند. مدارک تضمین های قرارداد عبارتند از:
- تضمین پیش پرداخت
- تضمین انجام تعهدات
- تضمین حسن انجام کار
زمان ارائه تضمین ها بستگی به درخواست کارفرما دارد.
توجه۴: مطابق مصوبه هیات وزیران، دانشگاه می تواند به امضاء ریاست دانشگاه ضمانت نامه پیش پرداخت، ضمانت نامه حسن انجام کار و ضمانت نامه انجام تعهدات ارائه نماید که مجری باید پس از انعقاد قرارداد با درخواستی این موضوع را پیگیری نماید. این تضمین ها بایستی توسط اداره ارتباط با صنعت تهیه شده و برای ارسال به کارفرما آماده شود.
در صورتی که کارفرما برای امضای قرارداد، مدارک تضمین آنرا نیز درخواست کند، پس از تایید و امضای قرارداد توسط معاونت پژوهشی، مدارک تضمین مورد نیاز نیز بایستی آماده شده و قرارداد همراه با مدارک تضمین جهت امضای کارفرما با نامه رسمی به ایشان ارسال می شود. در صورت تایید قرارداد و مدارک تضمین آن توسط کارفرما، قرارداد توسط وی امضا شده و نسخه ای از آن به معاونت پژوهشی دانشگاه ارسال می شود. اداره ارتباط با صنعت نیز رونوشتی از قرارداد تهیه کرده و به معاونت مالی و اداری دانشگاه ارسال می کند.
توجه۵: امضاء کنندگان طرفین قرارداد (نمایندگان تام‌الاختیار) حتی‌الامکان در بالاترین رده سازمانی قرار داشته و یا دارای حکم تفویض اختیار از وی باشند.
توجه۶: تایید نمودن کلیه صفحات قرارداد توسط مجری به منظور تائید مفاد قرارداد و قبول مسئولیت اجرای قرارداد توسط وی می باشد. بنابراین اساتید هنگام امضای قرارداد بایستی توجه کافی به مفاد قرارداد داشته باشند.